Fyrsti áfangi af árslokatölfræði Gegnis er nú tilbúinn. Að þessu sinni er tölfræðin tvíþætt, annars vegar úr gamla Gegni (Aleph kerfinu) og hins vegar úr nýja Gegni (Alma kerfinu). Þessi kerfi byggja á ólíkum stöðum og stillingum. Grunnatriði í gamla Gegni eins og eintakastaða eða lánþegastaða eru núna í nýja Gegni útlánaregla og notendahópur. Það er því miður ekki mögulegt að sameina þessar ólíku nálganir kerfanna. Tölfræðiupplýsingar úr gamla Gegni eru aðgengilegar á þjónustuvef Landskerfis bókasafna fyrir innskráða notendur, https://landskerfi.is/tolur-ur-gegni/arslokatolfraedi/einstok-sofn/einstok-sofn [2]  en hins vegar eru upplýsingarnar úr nýja Gegni aðgengilegar í kerfinu sjálfu, sjá leiðbeiningar hér [3]. Til að sjá heildarmyndina þarf að leggja saman upplýsingarnar úr kerfunum.

Yfirfærsla gagna frá gamla Gegni yfir í þann nýja miðaðist ekki við einn ákveðinn dag heldur mismunandi dagsetningar eftir gagnategundum. Gögn úr gamla Gegni voru yfirfærð / flutt:

• Mánudaginn 9. maí  var hætt að nota gamla Gegni fyrir annað en útlánatengdar aðgerðir, þ.e.a.s. útlán, skil, frátektir, sektir og lánþega. Þetta þýðir að upplýsingar um eintök og titla ná til 8. maí. Allar viðbætur og breytingar á eintökum og titlum sem voru gerðar í gamla Gegni eftir 8. maí glötuðust.

• Þriðjudaginn 31. maí var endanlega slökkt á gamla Gegni. Útlán og lánþegar fluttust yfir í nýja Gegni eins og staðan var að morgni 31. maí. Lokað var á öll útlán nema ótengd útlán sem síðan var hlaðið í nýja Gegni eftir að nýja kerfið var opnað þann 13. júní.

Breytingar á gögnum og kerfishögun voru mjög umfangsmiklar og það er óvarlegt að lesa of mikið í samanburð á milli kerfanna. Við yfirfærsluna fluttust gögn frá 11 stjórnunareiningum í gamla Gegni yfir í 9 safnakjarna í nýja Gegni. Sem dæmi fluttust söfn í stjórnunareiningunni Norðurland í gamla Gegni yfir í 5 safnakjarna í nýja Gegni sem þýðir að allar stöður eins og notendahópar og reglur eintaks fluttust í alla fimm safnakjarnanna. Eins ef við skoðum safnakjarnann Almenningsbókasöfn þá fluttust þangað stöður úr 6 stjórnunareiningum í gamla Gegni. Við þessa aðgerð bættust við ansi margir möguleikar í ýmsa fellilista en söfnum var leiðbeint um að velja þær stöður sem voru í notkun á þeirra safni í gamla Gegni.

Í þessum fyrsta áfanga tölfræðivinnslu í nýja Gegni var ákveðið að halda eins og kostur væri í lykilskýrslur frá gamla Gegni jafnvel þótt að þær séu ekki alveg sambærilegar. Skoðunaraðgangur að tölfræðiskýrslum er bundinn við forstöðumenn safna fyrst um sinn.
Aðeins eru birtar lykilskýrslur í nýja Gegni. Þetta eru:

Útlán:

• U01 – Útlánaaðgerðir eftir aðgerðarkóðum
  
  • Athugið að það eru sér U01-skýrslur fyrir útlán, endurlán og skil
• U03 – Útlán og endurlán eftir lánþegastöðu og kyni
• U04 – Útlán eftir eintakastöðu / reglu eintaks
• U015 – Virkir lánþegar og útlán eftir kyni og ári

Eintök:

• E01 – Eintök eftir efnistegund
• E02 – Eintök eftir flokkstölum
• E03 – Eintök eftir safndeild
• E04 – Eintök eftir eintakastöðu / regla eintaks
• E06 – Nýskráning eftir mánuðum
• E08 – Afskráð eintök eftir safndeild

Lánþegar:

Vegna breyttrar kerfishögunar eru einu upplýsingarnar sem stendur um lánþega í skýrslunni U15, sem telur virka lánþega og útlán eftir kyni og ári. Í núverandi kerfishögun eru lánþegar hjá samstarfssöfnum margtaldir, þ.e.a.s. fyrir hvert samstarfssafn, og gefa því takmarkaða mynd af raunverulegum fjölda lánþega á söfnunum.

Skýringar við skýrslur er að finna á vef Landskerfi bókasafna , https://landskerfi.is/tolur-ur-gegni/arslokatolfraedi/einstok-sofn/einstok-sofn [2]. Það eru sér skýringar fyrir 2022 þar sem gerð er grein fyrir bæði gamla og nýja Gegni.

Athugið að í sumum tilfellum þurfti að bæta við heimildir starfsmanna og hafa þeir starfsmenn fengið póst þess efnis frá kerfinu.

Kynningarfundur um árlokatölfræðina verður haldinn Í netheimum miðvikudaginn 1. mars kl. 10:00. Vinsamlegast skráið ykkur á vef Landskerfis bókasafna, https://landskerfi.is/a-dofinni/kynningarfundur-um-arslokatolfraedina [4]