Nafnaskráin nær bæði til nafna einstaklinga og fyrirtækja. Áður en nafn er skráð í nafnaskrá er mjög mikilvægt að ganga úr skugga um að það sé ekki þegar í til staðar í Nafnaskránni.
| Efnisyfirlit | |
|---|---|
| Forsíða [1] | Undantekning vegna listamannanafna |
| Skráning einstaklinga | Nafnaskrá - Annað nafn |
| Skráningu fyrirtækja | Nafnaskrá - Kenninafn |
Sé viðkomandi einstaklingur ekki í nafnaskránni skal að jafnaði byrja á því að leita að honum í þjóðskránni með því að smella á hnappinn Leita í þjóðskrá sem er fyrir aftan yfirskriftina Kennitala. Þjóðskráin sem leitað er í nær einnig til allra látinna Íslendinga frá því um 1965 og er uppfærð reglulega. Þeir eru auðkenndir með kross fyrir framan nafnið og stundum er nafn þeirra einnig með hástöfum. Um leið og einstaklingur er valinn úr þjóðskránni færast upplýsingar úr henni yfir í efttirfarandi svæði auk nafnareita, þ.e.a.s. ef þær eru til staðar í skránni: Kennitala, Kyn, Lögheimili, Póstnúmer, Ríkisfang, Fæðingardagur, Fæðingarstaður (Núv. sveitarfélag) og Dánardagur.
Mjög mikilvægt er að leita af sér allan grun um að nafn einstaklings sé ekki í þjóðskránni til að koma í veg fyrir margskráningar sömu aðila í nafnaskránni.
Sé viðkomandi einstaklingur ekki í þjóðskránni, sem að jafnaði á við þá Íslendinga sem eru látnir fyrir um 1965, og útlendinga, þarf að slá inn upplýsingar um þá í ofannefnda reiti. Í fyrsta reit á að skrá fornafn, í miðsvæði millinafn og í þriðja reitinn eftirnafn. Ekki skal slá inn í kennitölureitinn því í slíkum tilvikum á að smella á hnappinn Búa til gervi sem er fyrir aftan yfirskriftina Kennitala.
Sjá nánar reitina Annað nafn og Kenninafn
Sé viðkomandi fyrirtæki ekki í nafnaskránni skal skrá nafn þess í heild sinni í fyrsta reit og haka við Fyrirtæki fyrir aftan yfirskriftina Tegund. Vert er að vekja athygli á því að hægt er að fletta upp einstökum fyrirtækjum í fyrirtækjaskránni, t.d. ef kennitölu eða heimilisfang vantar. Hægt er að komast á skrána á þessari slóð: http://rsk.is/fyrirtaekjaskra [2]. Fyrirtæki eru auðkennd með sérstöku tákni framanvið nafnið.
Samkomulag er um það meðal listasafnanna að listamannanöfn séu skráð í Nafn en nafn samkvæmt þjóðskrá í Annað nafn. Athuga ber að ef um eitt nafn er að ræða verður að haka við Óþekktur neðst í sniðinu svo hægt sé að vista færsluna. Dæmi:
Nafn [Megas] [ ] [ ]
Annað nafn [Magnús] [Þór] [Jónsson].
Hér skal skrá ýmis uppnefni, viðurnefni og önnur auknefni sem eru viðbót við nafn manns eins og Fjalla-Bensi, Drauma Jói o.s.frv. Aðeins er hægt að skrá eitt nafn í fyrsta og síðasta reitinn en fleiri en eitt millinafn. Ef um stakt nafn er að ræða á að skrá það í fyrsta svæðið.
Undantekning vegna listamannanafna. Hér á ekki að skrá listamannanöfn. Samkomulag er um það meðal listasafnanna að listamannanöfn séu skráð í Nafn en nafn samkvæmt þjóðskrá í Annað nafn. Þetta er skal gert svona vegna þess að það sem skráð er í Nafn birtist á ytri vefnum og vitað er að sumir listamenn vilja fremur að listamannsnafn þeirra birtist en upphaflegt nafn. Athuga ber að ef um eitt nafn er að ræða, T.d. Erró, verður að haka við Óþekktur neðst í sniðinu svo hægt sé að vista færsluna.
Með kenninafni er átt föður- eða móðurnafn. Hér skal AÐEINS skrá nöfn einstaklinga sem breytt hafa um þau. Dæmi eru um að fólk kenni sig t.d. við móður en sé einnig þekkt undir hinu kenninafninu, þ.e. föðurnafninu. Dæmi: Frosti Jóhannsson tekur upp á því að kenna sig við móður sína Maríu. Þá yrði skráð hér Frosti Maríuson.
Tegund. Hér skal velja hvort verið sé að skrá persónu eða fyrirtæki. Dánarbú skal skrá sem fyrirtæki sem og eiginheiti skipa og flugvéla. Þegar nafn fyrirtækis er skráð skal eingöngu nota fremsta nafnreitinn.
Kennitala. Ef nafn er sótt í þjóðskrá birtist kennitalan sjálfvirkt hér. Þjóðskráin er opnuð með því að smella á hnappinn „Leita í Þjóðskrá“ t.h. við kennitölureitinn. Sé fæðingardagur þekktur er hægt að stilla leitarstreng Þjóðskrár á kennitölu og slá inn fyrstu sex tölunum, þ.e. ddmmáá. Hægt er að fletta upp í fyrirtækjaskrá Ríkisskattstjóra á þessari slóð: http://rsk.is/fyrirtaekjaskra [2] og slá inn kennitölu viðkomandi fyrirtækis. Ef skrásetjari veit um raunverulega kennitölu eða fæðingardag einstaklings sem fengið hefur gervikennitölu getur hann leiðrétta hana með því að finna viðkomandi í Þjóðskrá sé sá skráður þar og sækja hana þar. Sé viðkomandi ekki skráður í þjóðskrá þá verður að skrá gervikennitölu með því að smella á hnappinn „Búa til gervi“ t.h. við kennitölureitinn.
Nafnnúmer. Hér skal skrá nafnnúmer (gömlu kennitöluna) einstaklings ef hún er þekkt.
Kyn. Hér skal skrá kyn einstaklinga. Það skráist sjálfkrafa sé nafn sótt úr Þjóðskrá. Sé skráður einstaklingur með gervikennitölu þá þarf að gæta þess að velja rétt kyn. Sé ekki vitað um kyn viðkomandi, t.d. erlent nafn, þá er hægt að velja Óþekkt.
Staða. Hér skal skrá stöðu einstaklings ef hún er þekkt með því að velja viðeigandi stöðuheiti úr flettilista. Sé einstaklingur þekktur undir mörgum stöðuheitum skal skrá það eða þau stöðuheiti sem ætla má að hann þekkist best undir. Í raun er ekkert því til fyrirstöðu að sami einstaklingur beri 3-4 stöðuheiti. Vert er að vekja athygli á frjálsa skráningarreitnum Ferill þar sem miðað er við að ítarlegar upplýsingar um starf og stöðu einstaklinga sé skráð. Við skráningu á skipaheitum er hér valið Skip. Vanti stöðuheiti í listann er hægt að skrá bráðabirgðaheiti og nota það.
Skóli – Stíll. Ætlað fyrir skráningu listamanna, stíll sá sem viðkomandi listamaður er þekktur fyrir að vinna í er valinn úr lista.
Heimilisfang. Hér á að skrá núverandi heimili eða síðasta heimili einstaklings sé hann látinn. Til að heimilisfang uppfærist í eldri færslum með því að smella á „Sækja í þjóðskrá“ þarf að taka hakið af fyrir aftan það.
Nafn sótt í þjóðskrá: Sé nafn einstaklings sótt í þjóðskrá skráist heimilisfangið sjálfvirkt ásamt öðrum staðaupplýsingum (póstnúmeri, póststöð, núverandi sveitarfélagi og sýslu). Sé um látinn einstakling að ræða er hægt að sjá heimilisfangið í þjóðskránni (það flyst ekki inn) og sækja það svo í Staðaskrá [3], sjá hér neðar.
Nafn slegið inn: Sé nafnið slegið inn (það á að vera í nefnifalli) er hægt að sækja staðarupplýsingar (götuheiti og nr. bæjarnafn, sveitarfélag ofl.) með því að smella á Heimilisfang og opna Staðaskrá í litla valglugganum sem þá birtist og finna heimilisfangið í Staðaskrá [3]. Sé nákvæmt heimilisfang ekki þekkt en t.d. þéttbýlisstaður, sveitarfélag eða sýsla þá er hægt að finna viðkomandi atriði undir tilheyrandi skrá í litla valglugganum.
Aðsetur. Hér er hægt að skrá tímabundið aðsetur eða eitthvert af fyrri heimilisföngum viðkomandi. Sjá nánari leiðbeiningar undir Heimilisfang.
Póstnúmer. Póstnúmer skráist sjálfvirkt, ásamt póststöð, ef nafn er sótt í þjóðskrá. Ef nafn og heimilisfang er slegið inn skal hins vegar sækja bæði póstnúmer og póststöð úr lista.
Pósthólf. Hér er hægt að skrá pósthólf viðkomandi, sé hann skráður fyrir slíku.
Ríkisfang. Þegar einstaklingur er valinn úr þjóðskránni birtist skammstöfun fyrir ríkisfang sjálfvirkt fyrir aftan yfirskriftina Ríkisfang. Þegar nafn er hins vegar slegið inn í nafnareiti skal velja viðeigandi skammstöfun fyrir ríkisfang úr listanum fyrir neðan þessa yfirskrift. Hægt er að slá inn nafn viðkomandi lands á íslensku eða ensku í leitarstrenginn ef notandinn veit ekki hver skammstöfun ríkisfangsins er. Hægt er að velja fleira en eitt ríkisfang.
Sími. Hér skal skrá símanúmer einstaklinga og fyrirtækja sé það þekkt.
Fax. Hér skal skrá faxnúmer einstaklinga og fyrirtækja sé það þekkt.
Netfang. Hér skal skrá netfang einstaklinga og fyrirtækja sé það þekkt.
Vefsíða. Hér skal skrá vefsíðu einstaklinga og fyrirtækja sé hún þekkt.
Úr þjóðskrá. Ef nafn er sótt beint úr Þjóðskrá þá kemur hér hak, annars autt.
Óþekktur. Ef nafn er ekki sótt í þjóðskrá birtist sjálfvirkt hak fyrir aftan Óþekktur. Sé viðkomandi einstaklingur hins vegar þekktur skal taka hakið af. Sé einstaklingur skráður með fornafn (t.d. listamannsnafn) eða eftirnafn eingöngu þá er einnig hakað við hér.
Virkur. Þessi aðgerð er aðeins notuð í þjóðháttaskrá, þ.e. ef hópurinn Heimildarmenn - Þjóðháttadeild er valinn skal setja hak hér ef heimildarmaðurinn er virkur og taka það af ef svo er ekki.
Birta á vef. Hér er hakað í ef birta á nafnið á ytri vef sarpur.is [4] og er hakið sjálfgefið. Atriði sem birtast á ytri vef ef þau eru skráð: Nafn, Fæðingarár, Dánarár. Ártölin eiga við Heimildarmenn, Höfunda og Listamenn.
Hópar. Þessi reitur er einkum ætlaður til skráningar á heimildamönnum þjóðháttadeildar og Örnefnastofnunar. Einnig er mögulegt að nota hann til að halda utan um einstaka hópa eins og ljósmyndara ofl. í nafnaskránni. Ef bæta þarf inn hópi skal hafa samband við kerfisstjóra.
Fæðingardagur. Hér skal skrá fæðingardag einstaklings ef hann er þekktur og er mikilvægt að það sé gert. Ef einstaklingur hefur verið sóttur í þjóðskrá birtist fæðingardagurinn sjálfvirkt.
Fæðingarstaður. Hér skal skrá fæðingarstað einstaklings ef hann er þekktur. Hægt er að sækja staðarupplýsingar (götuheiti og nr. bæjarnafn, sveitarfélag ofl.) með því að smella á Fæðingarstaður og opna Staðaskrá í litla valglugganum sem þá birtist og finna staðsetninguna í Staðaskrá. [3] Sé nákvæmt heimilisfang ekki þekkt en t.d. þéttbýlisstaður, sveitarfélag eða sýsla þá er hægt að finna viðkomandi atriði undir tilheyrandi skrá í litla valglugganum. Ef einstaklingur hefur verið sóttur í þjóðskrá birtist fæðingarsveitarfélagið hér, í þeim tilfellum sem það hefur verið skráð í Þjóðskrá.
Fæðingardagur - athugasemd. Hér á einungis að skrifa athugasemd er varðar fæðingardag eða fæðingarstað. Aðrar athugasemdir sem geta átt við persónuna skal skrá í „Aðrar upplýsingar“
Dánardagur. Hér skal skrá dánardag einstaklings ef hann er þekktur og er mikilvægt að það sé gert. Ef nafn látins einstaklings hefur verið sótt í þjóðskrá birtist dánardagurinn sjálfvirkt
Dánarstaður. Hér skal skrá dánarstað einstaklings ef hann er þekktur. Hægt er að sækja staðarupplýsingar (götuheiti og nr. bæjarnafn, sveitarfélag ofl.) með því að smella á Dánarstaður og opna Staðaskrá í litla valglugganum sem þá birtist og finna staðsetninguna í Staðaskrá [3]. Sé nákvæmt heimilisfang ekki þekkt en t.d. þéttbýlisstaður, sveitarfélag eða sýsla þá er hægt að finna viðkomandi atriði undir tilheyrandi skrá í litla valglugganum.
Dánardagur - athugasemd. Hér á einungis að skrifa athugasemd er varðar dánardag eða dánarstað. Aðrar athugasemdir sem geta átt við persónuna skal skrá í „Aðrar upplýsingar“.
Ferill. Ef heimildir leyfa skal hér skrá upplýsingar um uppruna einstaklingsins, þ.e. fæðingardag, fæðingarstað og foreldra; einnig dánardag og dánarstað. Síðan upplýsingar um maka og börn og í framhaldi af því menntun og starfsferil. Skrá skal upplýsingar í svæðin Heimildir eða Heimildaskrá neðst í Aðrar upplýsingar. Ef Heimildaskrá er notuð þarf að byrja á því að stofna heimildina og síðan tengja við hana.
Athuga ber að sé nafn valið úr þjóðskrá skrást upplýsingar sjálfvirkt um fæðingardag, fæðingarstað og dánardag. Þegar svo ber undir er óþarfi að skrá slíkar upplýsingar hér nema varðandi fæðingar- og dánarstað því fæðingarstaðurinn miðast aðeins við Núv. sveitarfélag og dánarstaðurinn er ekki skráður í þjóðskrána. Vert er að vekja athygli skrásetjara á því að hann getur sjálfur skráð upplýsingar af þessu tagi í viðeigandi lykluð svæði í grunnupplýsingaflipanum, sé nafnið ekki sótt í þjóðskrá, þannig að jafnaði er ekki þörf á að skrá fæðingardag, fæðingarstað, dánardag og dánarstað í ferilsvæðið.
Allir sem eru með skráningarréttindi að einstökum aðfangaskrám Sarps hafa ritréttindi í nafnasniðinu. Mikilvægt er að skráningaraðilar fari vel með þessi réttindi og geri ekki breytingar í sniðinu að óathuguðu máli og vandi til verka við innsetningu upplýsinga ekki síst ef aukið er við þær og/eða upplýsingum annarra breytt. Í slíkum tilvikum er jafnframt mikilvægt að geta heimilda í svæðinu Heimildir eða Heimildaskrá og jafnframt bæta eigin nafni við reitina fyrir aftan Skráning og Innsláttur.
Hver er? Hér er settur upp á skipulagðan og staðlaðan hátt texti um lífshlaup, náms- og starfsferil opinberra persóna eins og t.d. stjórnmálamanna, rithöfunda, listamanna, leikara og annarra málsmetandi karla og kvenna. Þetta eru upplýsingar sem eru þess eðlis að hægt væri að nota þær lítið breyttar við ýmis tækifæri.
Sýningar. Ætlað listmunaskrá, hér eru listaðar upp þær sýningar sem viðkomandi listamaður hefur sett upp eða takið þátt í.
Heimildir. Þetta svæði er einkum hugsað fyrir texta sem hefur verið yfirfarinn í svæðinu Nánari heimildir. Sjá leiðbeiningar með því svæði. Með tímanum má hugsa sér að heimildir sem hér eru skráðar verði kallaðar fram úr listanum á bak við Heimildaskrá. Tíminn verður þó að leiða það í ljós.
Neðanmálsnótur og heimildaskrá. Sjá skjáband nr. 3 [5].
Heimildaskrá. Hér skal skrá heimildir um aðfangið, þ.e. nöfn einstaklinga sem hafa veitt upplýsingar eða ritaðar heimildir, prentaðar eða óprentaðar. Heimildir eru sóttar í lista sem birtist ef smellt er á yfirskriftina Heimildaskrá.
Hvernig er heimild í Heimildaskrá sótt? Smelltu á yfirskriftina Heimildaskrá og þá opnast gluggi. Sláðu nafn höfundar, heimildarmanns eða titil heimildar (eða fyrstu stafi hans) inn í reitinn Leitarstrengur og smelltu síðan á Leita. Viðeigandi heimild er valin úr Leitarniðurstöður með því að smella á plúsinn aftast í línunni. Við það birtist hún í neðri glugganum (Valið) og þarf að smella á hnappinn Samþykkja (eða Enter-hnappinn) svo heimildin birtist í skráningarsvæðinu fyrir Heimildaskrá.
Ef velja á fleiri heimildir er hún slegin inn í reitinn Leitarstrengur (hægt áður en heimildin sem áður var valin er samþykkt eða síðar), smellt á reitinn Leita og viðeigandi heimild valin úr Leitarniðurstöður eins og áður sagði.
Hvernig er heimild sem vantar í Heimildskrá skráð? Sé heimlid ekki til í listanum getur skráningaraðili stofnað hana til bráðabirgða með því að smella á Skrá heimild (neðst til vinstri). Eftir að hann hefur samþykkt nýja heimild þarf að sækja hana sérstaklega eins og frá segir hér að ofan. Bráðabirgðaheimild birtast einnig á vinnulista umsjónarmanns Sarps og eru háð samþykki hans.
Íslenskar gæsalappir „“ . Það er hægt með því að smella á næst síðasta táknið í efri línu í ritlinum „Insert custom character“ og finna gæsalappirnar þar. Einnig er hægt að setja inn neðri gæsalappir með því að halda inni Alt hnappnum og slá inn 0132 og efri gæsalappir með því að halda inni Alt hnappnum og slá inn 0147.
VISTA - Mundu eftir að vista færslu áður skráningarsniðinu er lokað, Sarpur mun vara þig við ef þú reynir að loka án þess að vista og hefur fært upplýsingar inn í textareiti.