A. Persónuverndarstefna fyrir starfsmenn
Landskerfi bókasafna hf. (hér eftir „við“ eða „LB“) kappkostar að tryggja vernd persónuupplýsinga og að vinnsla þeirra sé í samræmi við gildandi lög og reglur. Þessi persónuverndarstefna á við um persónuupplýsingar sem við vinnum um starfsmenn okkar. Tilgangurinn með persónuverndarstefnu þessari er að upplýsa starfsmenn LB um hvernig og hvers vegna við söfnum persónuupplýsingum og hvernig við meðhöndlum þær.
Hvaðan fáum við persónuupplýsingar?
Oftast er persónuupplýsingunum safnað beint frá starfsmönnum okkar, s.s. við gerð ráðningarsamnings, við upphaf starfs, eða við framkvæmd starfs, s.s. upplýsingar um veikindi eða önnur forföll. Í sumum tilfellum fáum við upplýsingar frá þriðja aðila, t.d. frá umsagnaraðilum á borð við fyrri vinnuveitendur.
Hvaða persónuupplýsingum söfnum við?
Persónuupplýsingar eru sérhverjar upplýsingar sem rekja má beint eða óbeint til tiltekins einstaklings. Persónuupplýsingarnar sem við söfnum frá starfsmönnum geta t.d. verið:
- nöfn;
- netföng;
- símanúmer;
- heimilisföng;
- ljósmyndir;
- starfsferill;
- menntun;
- upplýsingar sem starfsmaður kann að deila með okkur eða opinberlega, s.s. um tómstundir og áhugamál;
- viðkvæmar persónuupplýsingar, s.s. heilsufarsupplýsingar, upplýsingar um uppruna, kynþátt, upplýsingar um stéttarfélagsaðild, sé það nauðsynlegt, t.d. vegna launagreiðslna eða forfalla;
Til hvers notum við persónuupplýsingarnar?
- til þess að greiða starfsmönnum okkar laun;
- til þess að inna af hendi greiðslur til lífeyrissjóða, stéttarfélaga og skattyfirvalda;
- til þess að meta frammistöðu starfsmanns og hæfni í starfi;
- til þess að viðhalda skrá yfir starfsmenn;
Á hvaða lagagrundvelli vinnum við persónuupplýsingar?
Vinnsla persónuupplýsinga um starfsmenn getur verið nauðsynleg vegna framkvæmdar ráðningarsamnings sem við erum aðilar að eða til að gera ráðstafanir að beiðni viðkomandi. Við þurfum t.a.m. að fá upplýsingar um reikningsnúmer og stéttarfélagsaðild til þess að við getum greitt laun og innt af hendi greiðslur til stéttarfélaga og þannig uppfyllt skyldur okkar samkvæmt ráðningarsamningi.
Við lítum svo á að við höfum lögmæta hagsmuni af því að halda skrá yfir starfsmenn á heimasíðu, enda komi þar ekki fram neinar persónuupplýsingar sem starfsmenn vija ekki deila, s.s. persónuleg símanúmer eða heimilisföng.
Hvernig varðveitum við persónuupplýsingar?
Við varðveitum upplýsingarnar á öruggan hátt og í samræmi við gildandi lög og reglur. Við höfum gert tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að verja persónuupplýsingar starfsmanna gegn t.d. eyðingu eða óheimilum aðgangi. Við varðveitum persónuupplýsingar um starfsmann aldrei utan EES-svæðisins.
Við varðveitum persónuupplýsingar um starfsmenn eins og lengi og nauðsynlegt er til að uppfylla tilganginn með vinnslu persónuupplýsinganna, en þó ekki lengur en 5 ár frá því að starfsmaður lætur af störfum hjá LB, að undanskildum persónuupplýsingum sem okkur er skylt að varðveita lengur samkvæmt lögum eða málefnaleg ástæða er fyrir áframhaldandi varðveislu þeirra.
Viðtakendur persónuupplýsinga um starfsmenn
Við deilum ekki persónuupplýsingum starfsmanns með þriðju aðilum nema með ótvíræðu samþykki viðkomandi eða til þess að uppfylla skyldur okkar samkvæmt ráðningarsamningi.
Réttindi starfsmanns
Starfsmaður á rétt á að fá upplýsingar um og aðgang að þeim persónuupplýsingum um hann sem LB hefur með höndum. Hann á rétt á að afturkalla samþykki sitt fyrir vinnslu persónuupplýsinga sem byggð er á samþykki viðkomandi hvenær sem er. Hann á einnig rétt á að óska eftir að láta leiðrétta, eyða eða takmarka vinnslu slíkra persónuupplýsinga eða andmæla slíkri vinnslu. Starfsmaður á einnig rétt á að flytja eigin gögn sem hann lætur okkur í té til annars ábyrgðaraðila. Framangreindum réttindum kunna þó að vera sett takmörk í gildandi lögum og reglum.
Starfsmaður á rétt á upplýsingum um uppruna persónuupplýsinga um hann sem er ekki aflað frá honum.
Starfsmaður á rétt á að leggja fram kvörtun hjá lögbæru eftirlitsyfirvaldi, þ.e. Persónuvernd, ef hann telur að við höfum ekki virt réttindi hans við meðferð á persónuupplýsingum.
Breytingar
Við áskiljum okkur rétt til að breyta persónuverndarstefnu þessari eftir því sem þurfa þykir. Við munum tilkynna starfsmanni um allar efnislegar breytingar sem verða á persónuverndarstefnu þessari. Nýjasta útgáfa stefnunnar er birt á vefsíðu LB hverju sinni.
B. Persónuverndarstefna fyrir umsækjendur starfa
Landskerfi bókasafna hf. (hér eftir „við“ eða „LB“) kappkostar að tryggja vernd persónuupplýsinga og að vinnsla þeirra sé í samræmi við gildandi lög og reglur. Þessi persónuverndarstefna á við um persónuupplýsingar sem við söfnum saman og notum í tengslum við starfsumsóknir sem okkur berast. Tilgangurinn með persónuverndarstefnu þessari er að upplýsa umsækjendur („umsækjendur“ eða „þú“) hvernig og hvers vegna við söfnum persónuupplýsingum og hvernig við meðhöndlum þær.
Hvernig söfnum við persónuupplýsingum?
Oftast er persónuupplýsingum safnað beint frá umsækjendum starfa þegar þeir senda okkur umsókn ásamt fylgigögnum. Umsóknir geta borist okkur með tölvupósti eða á pappírsformi. Í sumum tilfellum fáum við upplýsingar frá þriðja aðila, t.d. frá umsagnaraðilum á borð við fyrri vinnuveitendur.
Hvaða persónuupplýsinga söfnum við?
Persónuupplýsingar eru sérhverjar upplýsingar sem rekja má beint eða óbeint til tiltekins einstaklings. Persónuupplýsingarnar sem við söfnum frá umsækjendum starfa geta t.d. verið:
- nöfn;
- netföng;
- símanúmer;
- heimilisföng;
- ljósmyndir;
- starfsferill;
- menntun;
- upplýsingar sem þú kannt að deila með okkur eða opinberlega, s.s. um tómstundir og áhugamál;
Við biðjum umsækjendur um að senda okkur engar persónuupplýsingar sem geta talist viðkvæmar, s.s. upplýsingar um kynþátt, stjórnmálaskoðanir, trúar- eða lífsskoðanir, upplýsingar um heilsuhagi, aðild að stéttarfélagi eða kynhneigð.
Til hvers notum við persónuupplýsingarnar?
Við notum persónuupplýsingar um þig í ráðningarferlinu til að meta hæfni þína í starf hjá LB.
- til þess að auðkenna þig;
- til þess að hafa samband við þig;
- til að sannreyna hvort meðmæli og aðrar upplýsingar séu réttar;
- til þess að meta hvort þú komir til greina í starf hjá okkur;
Lagagrundvöllur fyrir vinnslu persónuupplýsinga
Við lítum svo á að umsækjendur starfa gefi samþykki fyrir að persónuupplýsingar sem þeir láta okkur í té séu notaðar í ráðningarferlinu, enda fari vinnsla persónuupplýsinga um þá ekki fram í neinum öðrum tilgangi en að meta hæfni þeirra og hvort þeir komi til greina í starf hjá LB.
Hvernig varðveitum við persónuupplýsingarnar?
Við varðveitum upplýsingarnar í gagnagrunni okkar á öruggan hátt og í samræmi við gildandi lög og reglur. Við höfum gert tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að verja persónuupplýsingar þínar gegn t.d. eyðingu og óheimilum aðgangi. Við varðveitum persónuupplýsingar um þig aldrei utan EES-svæðisins.
Aðeins þeir starfsmenn LB sem koma að ráðningarferli fá aðgang að persónuupplýsingum tengdum starfsumsóknum. Starfsumsóknir eru varðveittar í tölvukerfum okkar til þess að við getum haft samband við þig ef þú kemur til greina í starf hjá LB. Ef þú vilt ekki að LB varðveiti umsókn þína getur þú haft samband við okkur og andmælt áframhaldandi varðveislu umsóknarinnar. Ef af ráðningu verður áskiljum við okkur rétt til að varðveita umsókn þína á meðan þú starfar hjá LB eða í samræmi við persónuverndarstefnu okkar fyrir starfmenn.
Viðtakendur persónuupplýsinga um þig
Aðeins þeir starfsmenn LB sem koma að ráðningarferli fá aðgang að persónuupplýsingum tengdum starfsumsóknum.
Stundum njótum við aðstoðar ráðningarskrifstofu í ráðningarferli. Í slíkum tilfellum kann umsóknargögnum þínum að vera miðlað til viðkomandi ráðningarskrifstofu.
Réttindi þín
Þú átt rétt á að fá upplýsingar um og aðgang að þeim persónuupplýsingum um þig sem LB hefur með höndum. Þú átt rétt á að afturkalla samþykki þitt fyrir vinnslu persónuupplýsinga sem byggð er á samþykki þínu hvenær sem er. Þú átt einnig rétt á að óska eftir að láta leiðrétta, eyða eða takmarka vinnslu slíkra persónuupplýsinga eða andmæla slíkri vinnslu. Þú átt einnig rétt á að flytja eigin gögn sem þú lætur okkur í té til annars ábyrgðaraðila. Framangreindum réttindum kunna þó að vera sett takmörk í gildandi lögum og reglum.
Þú átt rétt á upplýsingum um uppruna persónuupplýsinga um þig sem er ekki aflað frá þér.
Þú átt rétt á að leggja fram kvörtun hjá lögbæru eftirlitsyfirvaldi, þ.e. Persónuvernd, ef þú telur að við höfum ekki virt réttindi þín við meðferð á persónuupplýsingum þínum.
Breytingar
Við áskiljum okkur rétt til að breyta persónuverndarstefnu þessari eftir því sem þurfa þykir. Við munum tilkynna þér um allar efnislegar breytingar sem verða á persónuverndarstefnu þessari. Nýjasta útgáfa stefnunnar er birt á vefsíðu LB hverju sinni.
